第十九章 人事作業系統建置

人事業務繁多，人力永遠不足，作業規範、步驟龐雜，卻又需要縝密檢視避免錯誤影響權益。作業電腦化是必須且是最佳的解決方案，藉由電腦系統，提供使用者就源輸入，免除同仁受制於重複性建檔作業；建立防呆及偵錯功能，由就源輸入端、至後續同仁確認入檔，都能避免錯誤。讓有限的人力，運用於掌握最新規範，設計落實這些新規定於校內制度中；同時能改善效能，提供更深度的服務。

當規劃作業電子化時，並非單純地只將紙本填寫的表格，轉換為線上電子表單，改由透過電腦填寫，再經由電子核簽即完成。此電子化模式僅能稱之為表單電子化，而非作業系統電子化。當設計系統時，應該首先將下列事項納入完整的規劃：

一、明確地釐清可以使用系統的對象，同時定義每一個使用對象類型可以使用的功能權限。

二、 為保持系統彈性，將可能修定的規範值參數化，避免不斷修改程式。例如A系所要求升等教師必須提出參考著作數量為5篇(件)，應以參數設定，日後A系所規定為4篇(件)時，僅修正參數即可。

三、在不會造成錯誤的前提下，儘量預設欄位值。例如，絕大多數教師會選擇以期刊論文做為代表作時，代表作的選項預設值即應設為期刊論文。

四、盡量與學校內現有系統進行橋接，減少教師重複登錄、業管單位重複審查負擔。

五、教師建立資料過程，系統應提供完整填寫提示，同時進行檢覈，確認申請資料正確性，降低退件、修正、再申請之文件往返時間。

六、若系統為委由廠商進行開發，必須於合約增加著作權歸屬、資訊安全、個資保護法、保密協定、資料所有權等相關規範。同時須訂定系統上線後之保固維護條款及費用。

七、資通訊軟體、硬體或服務等相關事務應符合教育部「落實管理危害國家資通安全產品」規範。

以下即以新聘教師作業流程作為範例，解析如何進行系統分析。系統分析即是將作業功能拆解成系統設計人員能夠理解說明，包括使用者角色與權限設定、流程步驟、作業功能以及資料查閱、保護、利用及保存等原則。

使用者角色與權限設定

身份	權限	使用時間
系統管理者	維護系統、建立基礎資料、開啟權限	全時
人事單位處理人員	審核資料、查詢案件進度	有效期限內
教師申請升等者	填寫個人資料、查詢個人申請案進度	立案至結案
系、院教評會負責人員(系所秘書)	開啟教評會委員審視資料權限、表單核簽、查詢該系所(院)案件進度	有效期限間
院長/通識中心主任	表單核簽、查詢該院案件進度	有效期限間(表單核簽時)
系、院、校三級教評會主席(系所主管)及委員	審視申請人資料、填寫審查意見及核給分數(系教評會委員)	有效期限間(開會審閱資料期間)
外審委員	審視申請人資料、填寫審查意見及核給分數	有效期限間

流程步驟

作業功能
作業功能可能包括教師線上填寫資料、資料檢覈機制、三級教評會委員審視與評核資料、外審委員審視與評分、審查流程時間記錄跟催、外審委員資料庫建立，以及最後將通過升等教師資料轉入教育部「大專教師送審通報系統」等。需要解析每一個功能為「輸入」、「處理」及「輸出」，以利系統人員進行分析與程式撰寫。

以教師線上填寫期刊論文作業功能為例說明，規劃欄位包括「論文資訊」、「出版年」、「出版月」、「本職後」、「年限」、「作者序」、「送審著作」、「類別」、「國別顯示」，各欄位範例說明如下。

1. 欄位可由教師自行填寫，或學校已有研究成果系統，建議以橋接資料庫方式載入資料。
2. 論文資訊包括作者、篇名、期刊名稱、出版年月、卷期及頁碼。
3. 出版年及出版月：申請者填。獨立於論文資訊欄位，供系統進行檢覈用。
4. 本職後：「Y」/「N」，由系統判斷。
• 若未有部定資格：本職後為「Y」。
• 若有部定資格：其出版年月晚於申請職級前一級之「職務生效日」，本職後為「Y」，否則為「N」。
5. 年限：「三年內」/「五年內」/「其他」等，系統依需求年限判斷原則。學術成果年限時間計算，由申請當年7/31往前推，例如2023年1月申請，可包括近三年資料為2018/08/01至2023/07/31。
6. 作者序：下拉選項，「第一作者」、「指導、通訊作者(非第一作者)」、「共同作者(非第一作者、非指導或通訊作者)」、「共同第一作者」、「共同指導、通訊作者(非第一作者)」、「單一作者」。
7.  送審著作：
• 下拉選項，「代表作」、「參考作」、「其他」。系統依照學校規定計算所提期刊論文發表年度是否符合年限限制。若不符合年限限制，系統提供選項是否申請因懷孕生產等原因延長期限，若是，系統管制上傳證明；若不是，管制不得勾選。並依照各升等單位需求管制參考作數量。送審著作需檢附電子檔。
• 教師由送審著作選出一篇代表著作，非單一作者需上傳合著者證明。
• 送審代表作已被接受但尚未正式刊登，需填入接受刊登日期並上傳接受刊登書函。系統提醒申請人「代表作應自該刊物出具接受證明之日起一年內發表，並自發表之日起二個月內，將該專門著作送交學校查核並存檔；其因不可歸責於送審人之事由，而未能於一年內發表者，至多以該刊物出具接受證明之日起三年內為限。可歸責於送審人未發表，或未於該刊物出具接受證明之日起三年內發表者，學校將駁回申請，並報教育部廢止教師資格，並追繳或註銷該等級之教師證書。」
8. 類別：下拉選項，SCI、EI、SSCI、TSSCI、THCI、A&HCI、其他。
9. 國別顯示：「Y」/「N」，系統訊息「論文刊登作者之國籍非China、Taiwan, China或Taiwan, People’s Republic of China等。」
10. 系統輸出如下表統計：

類別	(1)第一作者		(2)指導、通訊作者 (非第一作者)		(3)共同作者 (不含(1)(2))
	本職後及 五年內篇數	論文 總篇數	本職後及 五年內篇數	論文 總篇數	本職後及 五年內篇數	論文 總篇數
SCI and EI
SCI
EI
SSCI
TSSCI
THCI
AHCI
其他

資料查閱、保護、利用及保存

教師評核資料應進行查閱權限分級，並訂定適當的保存期限，範例如下：

1. 申請教師有簽立個人資料利用同意書於審查用，審查資料可供人事室初審、系、院及校教評會開會期間提供三級教評會委員查閱，及供外審查委員閱覽審查。
2. 依審查保密原則，除人事室經辦人員可查閱所有審查委員身分外，下列審查流程須隱藏審查委員姓名:
• 系教評會查閱所有系教評會委員之審查意見表。
• 院教評會查閱系級教評會委員之審查意見表。
• 校級教評會查閱系院教評委員審查意見。
• 校外審查委員只能查閱申請人資料。
3. 通過升等後的教師姓名、單位、職級及送審著作清單設為公開資訊。
4. 資料存檔年限：十年內皆可查詢，十年以上進入歷史檔(永久保存)，人事室人員可查閱進行中與歷史資料。

以上提供範例說明作為參考，各校作業人員及流程未必相同(例如，送外審委員審查時間可能設於系教評會之後)，可依學校作業適時調整修正。